Любое мероприятие, независимо от масштабов и назначения требует серьезного подхода. Особенно если торжество или вечеринка не в кругу близких, а предполагает большое количество гостей или относится к разряду корпоративов, деловых встреч или грандиозных событий, выставок, презентаций товаров. Если вы в этом новичок, то обязательно ознакомьтесь с данной статьей, тогда сможете избежать грубых ошибок и найти правильный подход к любой поставленной задаче.
Как сохранить атмосферу и положительные эмоции гостей
Опытные организаторы уже давно поняли, что в первую очередь на успех мероприятия влияет такой фактор, как эмоциональный интеллект (восприятие) присутствующих на нем людей. Чем выше положительные эмоции от торжества у гостей, тем лучше.
Многие успешные люди предпочитают проводить время в расслабленной, спокойной обстановке, но при этом с дополнительными необычными моментами (переходами). Чтобы произвести впечатление серьезного, делового организатора, внимание уделяется даже мелочам: украшению, возведению сцены (при необходимости), световому сопровождению, развлечениям и обязательно организации перерывов с возможностью перекусить, обсудить мероприятие. Для этого должны быть организованы зоны или выставлена правильно вся необходимая мебель
Какие есть идеи для деловых мероприятий, сессий и семинаров:
- Основные презентации или обсуждения можно разбавить дополнительными мини семинарами на популярные темы, например, психология. Обычно люди хорошо воспринимают интересную подачу и новую информацию. Всегда полезно узнавать что-то новое.
- Для сближения участников мероприятия нужны отдельные зоны для отвлечения и досуга: с мастер — классами, играми или интересными творческими развлечениями. Так уставшие от большого количества информации гости смогут в перерыве немного расслабиться и даже завести новые знакомства.
- Если мероприятие долгое и предполагает рассадку на стульях или за столами, то можно поставить несколько массажных кресел в отдельной зоне. Это точно оставит о вас и событии только лучшие воспоминания, кто же откажется немного “размяться” после жестких стульев.
- Летом, если позволяет выбранная площадка, не забывайте и о выходе на свежий воздух. Дайте такую возможность гостям, а прекрасные виды дополняют общую атмосферу.
Подача контента (информации) слушателям
Главное правило успешного мероприятия — никаких скучных, долгих и монотонных речей. Гостей всего скорее быстро устанут и просто не запомнят, что им говорят. Как поступить:
- Нанять специалистов по работе с гостями. Они будут общаться с участниками и дополнительно обучать, помогать усвоить информацию. Как настоящие наставники.
- Последнее время всё больше популярны встречи с игровой подачей информации. Такой формат позволяет установить более тесные связи между участниками, обмениваться опытом и получать инсайты.
- Никому уже не интересны обычные вещатели со сцены, больше общения с участниками. Они не должны чувствовать себя, как на лекции в учебном заведении. Обязательно включите практическую коллективную работу, дайте волю на обсуждение темы, каждый должен высказаться. Неформальные семинары усваиваются гораздо лучше, к тому же дают возможность сближения гостям, налаживанию деловых и личностных отношений.
Организация перерывов и отдых
Чем удивить и порадовать людей на мероприятии? Организуйте что-то памятное и приятное. Можно устроить небольшое музыкальное шоу, пригласить мастеров шоу — кукинг, отправиться всем вместе на приятную экскурсию на теплоходе или по городу, организовать кейтеринг на природе в шатре или на берегу реки, в ресторане и т.д. Подойдут и перерывы на фуршет или выход на свежий воздух в пределах ивент — площадки.
Удерживаем слушателя и используем навыки убеждения
Есть множество ходов в речи, которые помогают удержать внимание слушателя и воздействовать на его мотивацию (при этом слушатель не будет чувствовать себя так, будто ему навязывают что-то):
- Не надо говорить людям делать то или другое, приводите как бы примеры действий на основе коллег присутствующих. Замените — “Посетите конференцию” на более весомый аргумент “Ваши коллеги уже посетили наше мероприятия” и т.д.
- Хорошо влияют на людей аргументы в виде скидок на мероприятие или прочий интеллектуальный, физический предлагаемый товар. Например, первые 10 человек, которые приобретают урок — товар — курс получают его с 10% скидкой или всего за 5 т рублей. Никто же не знает сколько уже приобрели и часто стараются попасть в эту 10 (или другое количество) счастливчиков.
- Никакого долгого сидения на одном месте. Устраивайте небольшие встряски присутствующим в игровой форме. Например: “А теперь пару минут на разминку, немного заряда энергии не повредит”.
Еще несколько идей для успешных мероприятий
- Люди должны спорить, иметь разные мнения, общаться. При этом не стоит выделять отдельно новичков в теме и опытных специалистов. Любое мнение важно и требует осмысления. Не запрещайте людям вступать в дискуссии, это так же важно. Особенно этот подход актуален для проведения мероприятий таких, как тематические и отраслевые конференции и форумы.
- Поощряйте любые мысли и идеи. То, что сегодня может казаться фантастикой и неразумным, уже завтра может стать реальностью и отличным стартапом.
- На крупном мероприятии можно устроить благотворительный марафон или аукцион. Либо просто сбор на благое дело. Это помогает объединить людей, ведь делая что-то хорошее все чувствуют себя более значимыми и гордыми за свой поступок. Не будем опускать и важный репутационный нюанс – вашему мероприятию или бренду пойдет на пользу такая слава.
- Создайте уютную и комфортную обстановку. Покажите участникам насколько они вам важны. Например: скидки для слушателей из далека, помощь в организации размещения и питания на время проведения мероприятия. Можно также пообещать возврат денег за купленные билеты, если гость недоволен. Обычно этого не происходит, так как изначально человек настроен более лояльно и начинает доверять организатору.
- Очень действенный аргумент для удержания слушателей — поднять их любопытство. Например, сказать что в ходе мероприятия их ждет какой-то грандиозный сюрприз, добавьте нотку таинственности и они будут ждать этого с нетерпением. Или держите площадку до самого последнего дня, где будет проходить событие, в секрете. Главное не разочаровать гостей и найти действительно впечатляющее место, тогда и после мероприятия еще долго будут о нем говорить. Еще вариант — тайное собрание для избранных, ну кто же не захочет попасть. Говорите пароль для входа “избранным” и удивитесь как быстро он разойдется среди желающих примкнуть к “тайному ордену”.
- Никогда не обещайте то, что не сделаете. Потеря доверия участников самое страшное, что может случиться. Привлекайте лидеров мнений, чтобы они распространяли информацию о вашем мероприятии.
- Многих посетителей мероприятий привлекает эксклюзивность. Дайте им ощущение роскоши, добавляя вип — элементы: красную ковровую дорожку, дресс-код, наличие изысканных блюд на столах, шампанское, снимите площадку с верандой, в загородном клубе или отель с номерами для размещения гостей.
Это не значит, что всё это надо уместить в одном мероприятии! Вы подбираете варианты под свою задачу и возможности, выжимая максимум из предложенного.
Кейтеринг, обслуживание мероприятий на высшем уровне
Важно! Если планируете кофе — брейки, фуршеты или банкеты, то меню должно быть максимально разнообразным. Люди будут на мероприятии самый разные по предпочтениям в еде или напитках, и они могут значительно отличаться. Возможно кто-то из присутствующих вегетарианец или ведет здоровый образ жизни, предпочитает безглютеновую еду и т.д. С такой задачей помогут справиться опытные сотрудники крупных компаний по приготовлению и доставке ресторанной еды (кейтерингу).
“3F-catering” предлагает свои услуги для организации выездного фуршета, банкета или кофе — брейка любого масштаба и сложности, включая кукинг — шоу, оформление, мебель, станции и обслуживающий персонал. На выбор готовые меню с традиционными блюдами и оригинальными от шеф-поваров с многолетним опытом. Вы можете сами убрать отдельные блюда или добавить другие, либо приехать в офис компании и составить своё меню, где будут учтены все пожелания.
